Il 2022 è un anno fondamentale per la svolta digitale dell’Italia. In questo contesto rivestono certamente particolare importanza i processi documentali che interessano aziende e professionisti, anch’essi ormai quasi completamente affidati a documenti informatici.
Proprio per tale motivo il legislatore ha introdotto norme cogenti anche per i privati, definendo così un quadro coerente di regole che vanno analizzate con attenzione.
Scopo del presente volume è proprio quello di mettere in luce obblighi ma anche opportunità offerte dalla normativa vigente e di evidenziare, in particolare, come la gestione e la conservazione documentale effettuate in linea con la normativa vigente possano portare enormi benefici sia in tema di mantenimento del valore probatorio dei documenti informatici nel tempo sia in termini di rispetto della normativa in tema di trattamento dei dati personali.
Il volume si pone inoltre l’obiettivo di introdurre i professionisti al mondo dei concetti archivistici e di mettere in evidenza come il rispetto di questi principi possa semplificare molteplici adempimenti fondamentali per la gestione dello studio e che spesso vengono vissuti con fastidio o ignorati.
Parte generale: inquadramento
normativo e concetti generali pag. 7
1. Premessa pag. 7
2. L’archivio pag. 7
3. La conservazione del digitale pag. 8
4. L’importanza dei metadati pag. 10
5. Le fonti normative pag. 12
5.1. L’art. 43 CAD pag. 13
5.2. L’art. 44 CAD pag. 14
6. Le linee guida sulla
conservazione dei documenti
informatici pag. 17
6.1. La disciplina previgente pag. 17
6.2. Le linee guida pag. 17
7. I soggetti e il processo di
conservazione pag. 18
7.1. Il responsabile della
conservazione pag. 19
7.2. I compiti del responsabile
della conservazione pag. 21
7.3. Il manuale della
conservazione pag. 21
8. Il pacchetto di archiviazione
e il processo di conservazione pag. 22
9. L’esibizione e lo scarto dei
documenti informatici
conservati pag. 23
9.1. Scarto del pacchetto di
archiviazione pag. 25
10. Gli oggetti della
conservazione pag. 26
10.1. I formati impaginati pag. 27
10.2. I formati per la posta
elettronica pag. 28
Parte speciale: le applicazioni
pratiche della conservazione pag. 29
1. La conservazione e le firme
elettroniche pag. 29
2. La conservazione della posta
elettronica certificata pag. 29
3. La conservazione nei
processi telematici pag. 35
3.1. Il processo civile
telematico (PCT) pag. 35
3.2. Il processo
amministrativo telematico
(PAT) pag. 37
3.3. Il processo tributario
telematico (PTT) pag. 39
4. La conservazione della
fattura elettronica pag. 40
5. La conservazione e la
normativa antiriciclaggio pag. 42
6. La conservazione e gli archivi
nella giurisprudenza pag. 45
7. La privacy e gli archivi
digitali pag. 48
8. Gli archivi digitali e la
mediazione digitale pag. 49
Sommario3
Appendice pag. 51
1. Codice dell’Amministrazione
Digitale pag. 53
2. Linee guida sulla
formazione, gestione e
conservazione dei documenti
informatici pag. 57
3. Normativa fiscale pag. 64
4. Decreto legislativo 21
novembre 2007 n. 231
(Antiriciclaggio) pag. 67
Modello di manuale della
conservazione pag. 69
1. Indice del manuale di
conservazione pag. 71
2. Indicazioni per garantire
l’accessibilità del documento pag. 72
3. Scopo e ambito del
documento pag. 72
4. Terminologia (glossario,
acronimi) pag. 73
5. Normativa e standard di
riferimento pag. 73
5.1. Normativa di riferimento pag. 73
5.2. Standard di riferimento pag. 74
6. Ruoli e responsabilità pag. 74
6.1. Struttura organizzativa
per il servizio di
conservazione pag. 75
6.1.1. Organigramma pag. 75
6.1.2. Strutture
organizzative pag. 757. Oggetti sottoposti a
conservazione pag. 757.1. Oggetti conservati pag. 757.2. Pacchetto di versamento pag. 767.3. Pacchetto di archiviazione pag. 767.4. Pacchetto di distribuzione pag. 768. Il processo di conservazione pag. 768.1. Modalità di acquisizione
dei pacchetti di versamento
per la loro presa in carico pag. 768.2. Verifiche effettuate sui
pacchetti di versamento e
sugli oggetti in essi contenuti pag. 768.3. Accettazione dei
pacchetti di versamento e
generazione del rapporto di
versamento di presa in carico pag. 778.4. Rifiuto dei pacchetti di
versamento e modalità di
comunicazione delle
anomalie pag. 778.5. Preparazione e gestione
del pacchetto di archiviazione pag. 778.6. Preparazione e gestione
del pacchetto di distribuzione
ai fini dell’esibizione pag. 778.7. Produzione di duplicati e
copie informatiche e
descrizione dell’eventuale
intervento del pubblico
ufficiale nei casi previsti pag. 78Sommario
4
8.8. Scarto dei pacchetti di
archiviazione pag. 78
8.9. Predisposizione di misure
a garanzia
dell’interoperabilità e
trasferibilità ad altri
conservatori pag. 78
9. Il sistema di conservazione pag. 78
9.1. Componenti Logiche pag. 78
9.2. Componenti
Tecnologiche pag. 78
9.3. Componenti Fisiche pag. 78
9.4. Procedure di gestione e di
evoluzione pag. 78
10. Monitoraggio e controlli pag. 79
10.1. Procedure di
monitoraggio pag. 79
10.2. Verifica dell’integritÃ
degli archivi pag. 79
10.3. Soluzioni adottate in
caso di anomalie pag. 79
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